Aanbestedingen en fotografie

Aanbestedingen en fotografie

Aanbestedingen en fotografie

In Nederland is er voor fotografen zeker kans in de wereld van aanbestedingen. Dat komt omdat we in Nederland we veel decentraal georganiseerde organisaties zien. Dat is niet alleen bij het bedrijfsleven zo, maar zeker ook bij de overheid. Het grote voordeel daarvan is dat degene die de inkopen doet, ook degene is die de behoefte stelt, waardoor er meer zekerheid is dat de gedane inkopen ook daadwerkelijk voldoen aan de behoefte. Hierdoor liggen er kansen voor kleinere fotografen, voor op de Aanbestedingskalender omdat hier ook kleinere organisaties hun inkoop doen. Het lastige is echter dat met decentrale aanbestedingen of inkopen de specifieke kennis van het inkoopproces vaak niet voldoende geborgd is. Een goed functionerende decentrale inkoop is alleen mogelijk indien procedures en afspraken goed zijn vastgelegd en ook worden nageleefd.

 

Centraal waar nodig, decentraal waar mogelijk

Een goed compromis is het model om hoogdrempelige inkoop centraal te regelen en laagdrempelige inkopen decentraal te doen. Dit model vraagt echter veel discipline van zowel medewerkers als management. Het vereist soms afscheid nemen van oude bekenden, en daarbij moet goed aan alle medewerkers uitgelegd worden waarom dat nodig is. Bovendien is het van belang goed en duidelijk de scheiding te brengen welke aanbestedingen decentraal worden gedaan en welke centraal. Elke onduidelijkheid moet hier worden vermeden, omdat medewerkers anders niet weten waar ze aan toe zijn.

Om managers te overtuigen van de voordelen van dit model kan het DuPont-model worden gebruikt. Dit model geeft inzicht in welk bedrijfsonderdeel hoeveel oplevert en kan dus worden gebruikt om aan te geven dat de inkoopafdeling daadwerkelijk nuttig is voor het bedrijfsresultaat.

Ook dit model staat of valt met transparantie in de doelstellingen en procedures van de organisatie. Een regelmatig terugkerende audit door de interne kwaliteitsmedewerkers is dan ook gewenst.

 

Samenwerking tussen inkoper en behoeftesteller

Communicatie tussen afdelingen is in dit model van groot belang. De specialist moet de inkoopafdeling informeren over zijn behoeften en de inkoper moet de specialist informeren over mogelijke oplossingen en de commerciële voordelen daarvan. Daardoor ontstaat er gedeelde kennis over elkaars werkterrein en dit levert respect op voor elkaar.

Natuurlijk is het aan de managers om hierbij het goede voorbeeld te geven. Die moeten de inkoopfunctie voldoende aandacht geven en daarom ook kennis hebben over aanbestedingsregels.

 

ZLL39SCFHF

 

Centrale inkoopafdeling

De centrale inkoopafdeling blijft nog steeds een belangrijke spil in het geheel. Deze afdeling zal namelijk goed moeten communiceren over regels omtrent drempelbedragen en Europese aanbestedingen. Ook zal de afdeling waar nodig moeten wijzen op gevolgen als deze regels niet worden nageleefd. Tegelijkertijd moet de afdeling zich dienstverlenend opstellen, omdat een goede samenwerking met alle afdelingen in dit geval zorgt voor een beter resultaat voor een ieder.

 

Positionering van de inkoopfunctie

Uit bovenstaande punten blijkt wel dat de inkoopafdeling een belangrijk onderdeel van het bedrijf uitmaakt, hoe de inkoop ook wordt vormgegeven. Het is daarom ook niet voor niets dat sommige bedrijven ervoor kiezen om inkopers specifiek in de directie op te nemen. Dit kan als zelfstandige portefeuille, maar ook als onderdeel van bijvoorbeeld operations. De inkoopafdeling wordt daarmee met recht een onderdeel van de organisatie, waarop strategieën en doelstellingen kunnen worden toegepast en waarmee een significante bijdrage aan het bedrijfsresultaat kan worden geleverd.